5 טעויות נפוצות בעבודה עם חברות שליחויות – ואיך להימנע מהן

ניהול משלוחים הוא חלק בלתי נפרד מהיומיום של עסקים רבים. למרות החשיבות שלו, עסקים עושים לעיתים טעויות בעבודה עם חברות שליחויות, טעויות שעלולות לעלות בזמן, בכסף ובעוגמת נפש. החדשות הטובות הן שאת רוב הטעויות הללו אפשר למנוע בקלות עם קצת מודעות ותכנון. הנה 5 טעויות נפוצות שעושים בעת עבודה עם חברת משלוחים – וכמובן, הטיפים איך להימנע מהן מלכתחילה.

1. אי דיוק בפרטי המשלוח: אחת הטעויות השכיחות והפשוטות ביותר לתיקון היא מסירת פרטי משלוח לא מדויקים. כתובת שגויה או חלקית, מספר דירה חסר, שם מקבל מאוית לא נכון, או מספר טלפון שגוי – כל אלה עלולים לגרום לעיכובים משמעותיים ואפילו להחזרת החבילה לשולח. דמיינו שליח שמסתובב ברחוב לא נכון בגלל טעות בספרה, או מנסה להתקשר לנמען ולא מצליח כי הספרות התבלבלו. הטעות הזאת עלולה לעכב משלוח דחוף ולגרום לתסכול מיותר ללקוח. איך להימנע? הקפידו לוודא את פרטי המשלוח עוד בשלב ההזמנה. אם הלקוח מזין את הפרטים בעצמו (למשל באתר), שקלו להוסיף אימות אוטומטי לכתובת או הודעה שמזכירה לבדוק שהכל מלא נכון. במידה ואתם עצמכם רושמים את הכתובת, קראו אותה שנית והשוו למסמכים (כמו טופס הזמנה). שימו דגש במיוחד על פרטים כמו מיקוד, קומה/דירה, ושם איש קשר. בנוסף, מסרו תמיד ללקוחות מספר מעקב או דרך להתעדכן – כך אם קרתה תקלה בכתובת, הם יבינו מהר ויוכלו לסייע בתיקון.

2. בחירת שירות משלוח לא מתאים: לא כל משלוח דומה לאחר. טעות נפוצה היא לבחור אוטומטית את השירות הזול או הבסיסי, גם כשאולי הוא לא מתאים לצרכים. למשל, להשתמש במשלוח רגיל עבור חבילה שחשוב שתגיע תוך כמה שעות, או להפך – לשלם על משלוח אקספרס יקר כשהלקוח בכלל לא ממהר לקבל את הפריט. דוגמה אחרת: לבחור שירות ללא אישור מסירה חתום עבור מסמך משפטי רגיש שחשוב שיהיה תיעוד שהגיע. איך להימנע? התאימו את סוג השירות למשלוח. בדקו עם הלקוח מה רמת הדחיפות והציפייה שלו, ושקפו לו את האפשרויות. אם מדובר במוצר יקר ערך או מסמך חשוב, ייתכן שכדאי להעדיף שליחות מהירה עם ביטוח נוסף או אישור מסירה, גם אם זה עולה יותר – זה שווה את השקט הנפשי. לעומת זאת, אל תרוצו להזמין שליחות מהיום-להיום כשאין בכך צורך אמיתי. תכנון נכון יחסוך כסף וישביע רצון את הלקוחות. הכירו את סל השירותים של חברת השליחויות שלכם, ותתייעצו איתם אם אינכם בטוחים – הם יוכלו להמליץ על השירות האופטימלי לכל מצב.

3. אריזה לקויה של הפריטים: אתם אולי מופתעים, אבל חלק לא מבוטל מהתקלות במשלוח נובע בכלל מטעויות אריזה. כשהאריזה לא מתאימה לתכולה, המוצר עלול להיפגע בדרך – דבר שמתסכל את הלקוח ועלול ליצור רושם רע על העסק (גם אם חברת השילוח טלטלה קצת יותר מדי את החבילה, האחריות תחזור אליכם בעיני הלקוח). דוגמאות נפוצות: לא מספיק חומר מילוי מגן סביב פריט שביר, קרטון חלש מדי שלא תומך במשקל התכולה, או אי הדבקת מדבקות "שביר" כשצריך. איך להימנע? השקיעו באריזה כמו שאתם משקיעים במוצר עצמו. בחרו קרטונים איכותיים במידה הנכונה – לא גדולה מדי (כדי שהתכולה לא תתגלגל בחופשיות), ולא קטנה מדי (כדי שיהיה מקום לריפוד). השתמשו בחומרי אריזה מתאימים: ניילון בועות, קלקר, נייר גרוס וכדומה, בהתאם לפריט. אטמו היטב את הקרטון מכל הצדדים. אם המשלוח רגיש לטלטולים או חייב להישאר עומד ולא על הצד – ציינו זאת בבירור על האריזה. כדאי גם לוודא שחברת השליחויות מודעת לתכולה אם היא חריגה (למשל, אלקטרוניקה עדינה או נוזלים). אריזה טובה היא ביטוח זול נגד הפתעות לא נעימות במשלוח.

4. אי בדיקת עלויות ותנאי השירות מראש: במציאות העסקית, כולנו רוצים לחסוך כסף – אבל לעיתים החיסכון המדומה בהוצאות משלוח יכול לנבוע מחוסר הבנה של עלויות ותנאים. טעות יכולה להיות, למשל, שלא שמתם לב שיש חיוב נוסף על משלוחים ליישובים מרוחקים, או שלא ביררתם מה קורה אם חבילה חוזרת (האם תחויבו שוב על משלוח חוזר?). יש עסקים שנכנסו להוצאה לא מתוכננת כי לא קראו את האותיות הקטנות: תוספת תשלום על חבילה מעל משקל מסוים, חיוב אחסון אם הנמען דחה את המשלוח בכמה ימים, או תעריף גבוה בהרבה למשלוחים דחופים מעבר לשעה מסוימת. איך להימנע? התשובה פשוטה – לקרוא, לשאול ולהבין. לפני שאתם מתחילים עבודה שוטפת עם חברת משלוחים, הקדישו זמן לקרוא את הסכם השירות או את דף התעריפים. אם משהו לא ברור – הרימו טלפון ושאלו. עדיף להקדיש עוד 10 דקות עכשיו, מאשר להיות מופתעים בסוף החודש מחשבונית מנופחת. בנוסף, השוו בין חברות שונות לא רק את התעריף הבסיסי אלא גם את התוספות. שקיפות היא סימן לחברה מקצועית – אם ההצעה שהם נותנים לכם פשוטה וברורה, כנראה שלא יסתתרו שם חיובים מוזרים. לבסוף, בחנו את מדיניות הביטוח שלהם – אם חלילה חבילה הולכת לאיבוד או נפגמת, האם יש פיצוי? זה חלק מהתנאים שכדאי לדעת מראש.

5. חוסר תקשורת ומעקב אחר משלוחים: הטעות החמישית היא אולי פחות "טכנית" ויותר ניהולית, אבל לא פחות חשובה. עסק ששולח עשרות ומאות משלוחים בחודש חייב לדעת מה קורה איתם. אם אתם שולחים ולא עוקבים – אתם עלולים למצוא את עצמכם מופתעים מפניות של לקוחות על משלוח שלא הגיע, בלי שתהיו מוכנים. חוסר תקשורת יכול להתבטא גם בפערים בינכם לבין חברת השליחויות: למשל, שלא עדכנתם אותם בפרטי כתובת מיוחדים (כמו "הכניסה מאחור", או "לתאם שעה לפני כי זה אזור שמור"). איך להימנע? ניהול המשלוחים לא מסתיים בלחיצה על "שלח". דאגו לנטר באופן פעיל משלוחים, לפחות את החשובים שבהם. נצלו את כלי המעקב שחברת השליחויות נותנת – התחברו למערכת המעקב שלהן, ובדקו סטטוסים. אם אתם רואים חבילה "תקועה" יום-יומיים באותו סטטוס, הרימו דגל וביררו מה קורה. במקביל, שמרו על תקשורת פתוחה עם הנמענים כשצריך – אם ידוע לכם על עיכוב, עדכנו את הלקוח לפני שהוא פונה אליכם עצבני. לקוחות מוערכים יותר כשאתם יוזמים הסבר. ומהצד שלכם מול חברת המשלוחים: מסרו להם את כל המידע שעשוי לעזור למסירה מוצלחת – קוד כניסה לבניין, שעות שבהן הלקוח זמין, איש קשר חלופי אם צריך. שיתוף מידע = פחות סיכוי לתקלה.

לסיכום, עבודה חכמה עם חברת שליחויות משמעותה לשים לב לפרטים הקטנים ולהיות פרואקטיביים. רוב ה"טעויות" שעסקים עושים נובעות מהנחה שהכל יסתדר מעצמו – אבל כשמדובר במשלוחים, יד על הדופק וניהול מוקפד משתלמים. אם תמנעו מהטעויות הנפוצות הללו, תיהנו מתהליך משלוחים חלק יותר, לקוחות מרוצים יותר, ופחות הפתעות לא נעימות. Net Delivery מכירה היטב את האתגרים האלו ומסייעת ללקוחותיה להימנע מטעויות באמצעות הנחיה ברורה, מערכת מעקב שקופה ושירות לקוחות זמין שמלווה אתכם בכל שאלה או התלבטות. עם הגישה הנכונה ושיתוף פעולה, המשלוחים יהפכו לחלק יעיל ואמין בפעילות העסקית שלכם.